“Önemli olan nadiren acildir. Acil olan ise nadiren önemlidir.”
Dwight Eisenhower
ABD Başkanlığı yapan Dwight Eisenshower, zaman yönetimi ve işlerini önceliklendirmek için kendi adıyla anılan bir matris geliştirdi. Pratikte hepimizin uyguladığı fakat sistematik hale getirmediği önceliklendirme ve planlama algoritmasını sistematik bir şekilde matris haline getirdi.
Eisenhower Matrisi’ne göre gün içinde yapılacak işleri dört ayrı gruba ayırmamız gerekiyor.
- Acil ve Önemli
- Acil ve Önemli Değil
- Acil Değil ve Önemli
- Acil Değil ve Önemli Değil
1 - Önemli ve Acil
Bu kategorideki işler birinci önceliklidir ve bir an önce yapılmalıdır. Planlamada ilk sıraya almalı ve zamanınızın önemli bir kısmını bu işleri yapmaya harcamalısınız.
Önemli ve Acil görevlere ilişkin birkaç örnek:
- Müşterilerin size acil bir sorunla gelmesi
- Ayrılan biri yerine projeyi devralmak
- Son dakika atanan kısa terminli işler
2- Önemli ve Acil Değil
Matrisi oluştururken en titiz davranmanız gereken kategori. İş önemlidir ama zamanı olduğu için, titizlikle plan yaparak bu plana sadık kalmayı gerektirir. Bu kategorideki işleri düzgün bir şekilde yapmak için bolca zamanınız olduğundan emin olun, böylece acil hale gelmezler. Ayrıca, öngörülemeyen sorunlarla başa çıkmak için programınıza yeterli zaman ayırmayı unutmayın. Bu, takviminize uyma şansınızı en üst düzeye çıkaracak ve gerektiğinden daha acil hale gelen iş stresinden kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
Önemli ve acil değil görevlere ilişkin birkaç örnek:
- Uzun ve kısa vadeli projeler için planlama
- Düzenli işler veya bakım projeleri
- Profesyonel ağ oluşturma ve kişisel ilişki kurma
3 - Önemsiz ve Acil
Bu kategori bir an önce olması beklenen ama önemli olmayan işler için geçerlidir. Bu işleri destek alarak ya da birine devrederek çözebilirsiniz.
Önemsiz ve Acil görevlere ilişkin birkaç örnek:
- E-postalara yanıt verme
- İş süreçleri için gereken rutin aramalar
- Bazı toplantılar
4 - Önemsiz ve Acil Değil
Yaptığınız çalışmalara değer katmayan, herhangi bir etkisi olmayan işler bu kategoridedir. Bu işlerin neden programınıza girdiğini sorgulayın ve mümkünse bu işleri elimine edin. Bununla birlikte, kendi arzu ettiğiniz sonuçlara katkıda bulunmasalar da bazıları başkalarının yapmanızı istediği faaliyetler olabilir. Yine yapabiliyorsanız kibarca “hayır” deyin ve neden yapamayacağınızı açıklayın. İnsanlar hedefleriniz ve sınırlarınız konusunda net olduğunuzu görürlerse, gelecekte sizden “önemli olmayan” faaliyetler yapmanızı istemekten genellikle kaçınırlar.
Önemsiz ve Acil olmayan görevlere ilişkin birkaç örnek:
- Sosyal medyada zaman geçirme
- Gereksiz mailleri kontrol etme
- Gereksiz aramalar
ConectoHub ile işler arası önceliklendirme ve planlama için bu matrisi kullanarak üretkenliğinizi seviye atlatabilirsiniz. Matriste bulunan her kategori için bir bölüm oluşturun ve gelen görevleri önem düzeylerine göre ilgili kategori altına sürükleyerek sizin için neyin öncelikli olduğunu net bir şekilde görün.
Oluşturduğunuz matrisi Kanban veya liste görünümünlerinden hangisi daha rahat hissettiriyorsa onun üzerinden düzenleyebilirsiniz.
Eisenhower matrisi, gerçekten önemli olan şeyler üzerinde çalışmanızı sağlayan güçlü bir araçtır. Sizi neyin acil ve önemli olduğunu düşünmeye zorlar ve proaktif bir düşünme modunda kalmanıza yardımcı olur.
Doğru olana odaklanarak, zaman kaybettiren faaliyetleri ortadan kaldırmanıza ve bir ömür boyu üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olabilir.
Dünyadaki en verimli uygulamalar ve araçlar hakkında güncel kalın